Organisationen, die ihr Intranet zum Wissens- und Informationsmanagement nutzen, generieren durch die immer intensivere Nutzung von elektronischen Informationssystemen eine große Menge an Daten.
Diese werden jedoch aufgrund von fehlenden übergreifenden IT-Infrastrukturen nur unzureichend organisationsweit verteilt und genutzt. Durch die zunehmend verteilte Speicherung von Dokumenten kann das Intranet mit herkömmlichen Methoden zur Informationssuche und –präsentation keine ausreichende Nutzung mehr bieten. Ziel der Kommunikationsplattform Virtimo Portal ist es, das zur Verfügung stehende Wissen zu systematisieren, darzustellen und sinnvoll Virtimo Portal unterscheidet zwei Ebenen:
öffentlicher Bereich
interner Bereich
Die Nutzung der Virtimo Portal Lösung kann über zwei Wege erfolgen. Zum einen sind Informationen wie gewohnt im Internet über den Browser abzurufen. Dabei teilt sich der Auftritt in einen externen, der Öffentlichkeit zugänglichen, und einen internen, einem Intranet entsprechenden Bereich ein. Beide Seiten sind als Portal realisiert und integrieren den digitalen Content aller teilnehmenden Organisationseinheiten. Der interne Teil kann nach der Authentifizierung des Benutzers personalisiert gestaltet werden. Dadurch bleiben die einzelnen Bereiche in ihrem Auftreten ihrer eigenen Struktur und inhaltlichen Gestaltung mit allen Identifikations-merkmalen selbständig.
Der zweite Weg ist die aktive Nutzung der Portallösung zur Verwaltung und Veröffentlichung von Inhalten. Diese, mittels Java-Technik geschaffene Lösung, erlaubt komplexe Anwendungen und erweiterte Formen der Kommunikation. Dabei geht der Leistungsumfang über ein herkömmliches Webportal hinaus. Kern der Virtimo Portal Software ist das Content Management Virtimo One, das durch Workflow-, Dokumentenmanagement- und Kommunikationsfunktionalität erweitert wird. Der rollenbasierte Zugriff auf das System ermöglicht eine detailliert abgestufte Rechtevergabe vom Gastnutzer bis hin zum Administrator.
