Umgang mit Bewerberdaten
Hinweise zum Datenschutz im Bewerbungsprozess

Diese Seite informiert Dich über unseren Umgang mit Deinen Daten im Bewerbungsprozess. Wir verarbeiten alle personenbezogenen Daten von Bewerbern gemäß den Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG neu).

Neben der datenschutzkonformen Verarbeitung ist uns Transparenz im Umgang mit Deinen Daten wichtig. Deshalb möchten wir Dich über unsere Abläufe informieren.

Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten?

Die Virtimo AG, Behrenstr. 18, 10117 Berlin (im Folgenden als „Virtimo“ bezeichnet), ist Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Wen kannst Du bei Fragen zur Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten kontaktieren?

Zu allen mit der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Deiner Rechte gemäß der DSGVO im Zusammenhang stehenden Fragen wende Dich bitte an Deinen Ansprechpartner bei Virtimo oder unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@virtimo.de oder +49 30 555 744 040.

Für welche Zwecke und basierend auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Deine personenbezogene Daten?

Gem. § 26 Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 8 S. 2 BDSG verarbeiten wir personenbezogene Daten über Dich für den Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bei Virtimo.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Dich verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1, Buchstabe f DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Dir und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Dir erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Betriebsvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet Virtimo?

Wir verarbeiten Daten, die mit Deiner Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Deiner Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Deiner beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein sowie weitere Angaben, die Du uns im Zusammenhang mit Deiner Bewerbung übermitteln.

Im Übrigen können wir von Dir öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen sozialen Netzwerken, z.B. Xing.

An wen leitet Virtimo Deine personenbezogenen Daten weiter und wo werden Deine Daten gespeichert?

Du hast dich auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ beworben. Wir leiten Deine Unterlagen an die mit der Bewerberbeurteilung vertrauten Mitarbeiter der entsprechende Fachabteilung weiter. Damit wir bei einem möglichen Widerruf Deiner Bewerbung durch Dich die Unterlagen der Fachabteilung wieder entziehen können, arbeiten wir mit temporären Referenzen auf Dokumente in unserem Dokumentenmanagementsystem.

Virtimo benutzt Google Mail. Deshalb informieren wir Dich über die Speicherung Deiner personenbezogenen Daten auf Basis der zwischen Google und Virtimo geschlossenen EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c und d, DSGVO). Unser Google Vertragspartner ist Google Ireland Limited, Gordon House Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Alle Daten werden auf Basis des SSL-Verfahrens verschlüsselt.

Wie lange werden Deine Daten gespeichert?

Virtimo speichert Deine personenbezogenen Daten solange, wie dies für die Entscheidung über Deine Bewerbung erforderlich ist. Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Dir und uns nicht zustande, speichern wir Deine Daten zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche weitere 6 Monate.

Sofern wir Dir derzeit keine zu Deinem Profil passende Stelle anbieten können, Deine Bewerbungsunterlagen jedoch gerne für zukünftige Vakanzen berücksichtigen würden, bitten wir Dich um Deine Einwilligung zur Aufnahme Deiner Bewerbung in den Bewerberpool. Die Bewerbungsdaten werden dann entsprechend länger gespeichert. Diese Einwilligung ist freiwillig. Du hast jederzeit die Möglichkeit diese Einwilligung zu widerrufen.

Wie sorgen wir für die Sicherheit Deiner Daten?

Deine Bewerbungsunterlagen können nur von der Personalabteilung sowie den am Entscheidungsprozess für eine vakante Stelle beteiligten Personen z.B. den jeweiligen Führungskräften in unserem Unternehmen eingesehen werden. Deine Daten werden selbstverständlich von allen Beteiligten vertraulich behandelt.

Dabei setzen wir technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Deine erhobenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Wie verhält es sich mit Deinen Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschrechten sowie Rechten zur Einschränkung der Verarbeitung?

Auskunftsrechte

Du hast das Recht, Auskunft über Deine bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Deinen personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer ein.

Berichtigungsrecht

Du hast das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Dich betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Auch wir haben ein Interesse daran korrekte Daten von Dir vorliegen zu haben. Sofern sich Änderungen z.B. an Deinen Kontaktdaten ergeben, kontaktiere uns jederzeit gerne.

Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hast Du das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Dich betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt, hast Du das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerrufsrecht bei Einwilligungen

Wenn die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, hast Du das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der bis zum Widerruf der Einwilligung erfolgten Verarbeitung wird davon nicht berührt.
Für einen Widerruf wende Dich einfach an Deinen Virtimo Ansprechpartner oder wie o.g. unseren Datenschutzbeauftragten.

Recht auf Löschung

Du hast das Recht, von uns zu verlangen, dass Dich betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind unsererseits verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sobald

• die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind bzw.
• Du Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegst und keine vorrangigen berechtigten Interessen unsererseits dem entgegenstehen.

Gründe für die Löschung liegen vor, sobald

• die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden bzw.
• die Löschung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erforderlich ist.

Keine Löschpflicht besteht, sobald

• die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, erforderlich ist bzw.
• die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Sofern eine Löschung nicht möglich ist, schränken wir die Verarbeitung entsprechend ein.
Für jegliche datenschutzrechtlichen Fragen zum Umgang mit Deinen Bewerberdaten wende Dich jederzeit gerne an unseren o.g. Datenschutzbeauftragten.