Digitale Verwaltungsprozesse: ÄKWL setzt auf zentrale Selfservice-Plattform.
Plattformunabhängiges Service-Portal für effiziente und papierlose Mitgliederverwaltung.
Highlights
- Zentrale Kommunikationsdrehscheibe zur effizienten Steuerung und Optimierung der gesamten ÄKWL-Verwaltungsprozesse
- Device-unabhängiges Selfservice-Portal für rund 51.000 Ärzt:innen sowie alle Partner:innen im Gesundheitswesen in Westfalen-Lippe
- Flexible Datenbankanbindung zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten
- Fortlaufende Anpassung und Weiterentwicklung zum Full-Service-Portal
- Reduzierung der Druckmengen von 7 Mio. auf 1 Mio. Seiten an Briefpapier pro Jahr
Fact Sheet
| Kunde | Ärztekammer Westfalen-Lippe [ÄKWL] |
| Branche | Health Care |
| Hauptsitz | Münster | Deutschland |
| Mitarbeitende | > 330 |
| Purpose | Stimme und Anlaufpunkt für 51.000 Ärzt:innen sowie medizinisches Fachpersonal in Westfalen-Lippe |
| Partner | OVSoftware GmbH |
Missions accomplished
- Portals
- Applications
- Services
Smart technology
- Virtimo Digitalization Suite
ÄKWL goes digital: Device-unabhängiges Selfservice-Portal.
Die Ärztekammer Westfalen-Lippe [ÄKWL] betreut mehr als 51.000 ärztliche Mitglieder – und übernimmt dabei weit mehr als nur administrative Pflichten. Neben der berufspolitischen Interessenvertretung verantwortet sie unter anderem die Fort- und Weiterbildung der Ärzteschaft sowie die Organisation der Ausbildung von jährlich mehr als 2.000 Medizinischen Fachangestellten [MFA].
Hinter diesen Leistungen stehen komplexe und vielschichtige Verwaltungsprozesse. Um diese effizient und zukunftsorientiert abzubilden, setzt die ÄKWL seit 2014 auf ein Dienstleistungsportal, das von OVSoftware auf Basis der Virtimo Software INUBIT entwickelt und konsequent auf Erweiterbarkeit ausgelegt wurde.
Uns liegt viel an der Digitalisierung von Arbeitsprozessen – vor allem medienbruchfrei. Früher war zwar manches schon digital angestoßen, aber am Ende wurden dennoch unzählige Briefe verschickt. Das wollten wir grundlegend ändern.
Ingo Schmitt
IT-Leiter und Ressortleiter für Technologie und Infrastruktur | Ärztekammer Westfalen-Lippe
Baukasten statt Bottleneck: Eine Plattform neu gedacht.
Stammdatenverwaltung, Beitragsbuchhaltung, Meldewesen, Prüfungen von Fachsprachen und Kenntnissen der Mitglieder sowie Dokumentation von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen – Ziel war es, all diese Services digital anzubieten und gleichzeitig die internen Verwaltungsprozesse nachhaltig zu entlasten und zu optimieren.
Statt auf die Modernisierung bestehender Altsysteme zu setzen, entschied sich die ÄKWL auf Grundlage der Empfehlung von OVSoftware für eine neu gedachte, modular aufgebaute Plattform, die Alt-Systeme gezielt einbindet und neue Services ermöglicht.
Von Anfang an war klar: Das Datenmodell muss als flexibles Grundgerüst funktionieren – als Baukasten, auf dem sich Fachanwendungen modular entwickeln, erweitern und perspektivisch auch für externe Nutzende freischalten lassen.
Henrik Dahl
Geschäftsführer | OVSoftware GmbH
One-Stop-Shop: Anlaufpunkt für rund 40 Serviceleistungen.
Was als technische Grundlage für ein modernes Service-Portal begann, wurde zur strategischen Antwort auf die Digitalisierungsziele der ÄKWL: OVSoftware entwickelte ein responsives Webportal und setzte die Virtimo Digitalization Suite samt Low-Code-Software INUBIT ein, um ein flexibles Fundament zu schaffen, das nicht nur interne Workflows steuert, sondern auch den Austausch mit externen Systemen möglich macht.
INUBIT dient dabei als digitale Drehscheibe, die die verschiedenen Datenbanken und Altsysteme miteinander verbindet, XML-basierte Stammdaten verwaltet und für eine revisionssichere Archivierung sorgt.
Mit jeder neuen Anforderung ist die Plattform weiter gewachsen: Heute ist sie nicht nur Schnittstelle zu Kliniken, Steuerkanzleien oder Weiterbildungsanbietenden, sondern bietet über 40 digitale Services von der Fortbildungsdokumentation bis zum Antragsservice für Arztausweise – ein One-Stop-Shop für die Ärztekammer und ihre Mitglieder.
‚Rund um die Uhr‘ war damals unser Leitsatz – verbunden mit dem Anspruch eines echten One-Stop-Shops: ein zentrales Portal für sämtliche Leistungen der ÄKWL. Kein Flickenteppich aus Einzellösungen, sondern ein durchgängiges System. Und genau an diesem Prinzip halten wir bis heute fest.
André Döking
Projektleiter Service-Portal | Ärztekammer Westfalen-Lippe
Starkes Fundament, klare Perspektive: Digitalisierung mit Weitblick.
Mit der digitalen Einstufung, also der Abwicklung der beitragsrelevanten Einkommensmeldung durch Ärzt:innen oder ihre Steuerberater:innen, sowie einem persönlichen Fortbildungspunktekonto gelang es der ÄKWL früh, ihre Mitglieder für das neue Service-Portal zu gewinnen.
Heute werden zentrale Leistungen zu fast 100 % online genutzt. Auch eine unabhängige Prüfung von 2024 zeigte zuletzt auf: Besonders im Anforderungsmanagement ist die ÄKWL auf dem Weg zur medienbruchfreien Digitalisierung. Das zeigt sich auch daran, dass das jährliche Druckvolumen von sieben auf rund eine Million Seiten gesenkt werden konnte.
Dennoch sieht Ingo Schmitt, IT-Leiter und Ressortleiter für Technologie und Infrastruktur der ÄKWL, noch jede Menge Ausbaupotenzial: “Neben notwendigen Infrastruktur-Updates zählen für uns die Themen Barrierefreiheit, Cloud-Lösungen und IT-Security in Zukunft zu den größten Herausforderungen.”
Gut also, dass das Fundament stimmt – und die ÄKWL mit OVSoftware und Virtimo zwei starke Partner an der Seite hat, um gemeinsam weiterzudenken, was moderne Verwaltungsportale heute und morgen leisten müssen.
Wir freuen uns, die ÄKWL gemeinsam mit unserem Partner OVSoftware als Kunden gewonnen zu haben. Die Tatsache, dass unsere Software nun schon seit über zehn Jahren die stabile Basis und das Herzstück des Ärztekammer-Portals ist, zeigt, dass die damalige Entscheidung, auf INUBIT als Integrations- und Prozesssteuerungs-Plattform zu setzen, genau die richtige war.
Steffen Lehmann
Leiter Sales | Virtimo AG
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